БарГУ.by » Учебные материалы » КСРы » Бухгалтерский учет кср » Документация и инвентаризация

Документация и инвентаризация

Документация и инвентаризация

1. Первичное наблюдение в учете. Сущность и значение документации.
2. Виды бухгалтерских документов, их классификация.
3. Понятие о первичном учете и организация документооборота.
4. Инвентаризация, ее роль в бухгалтерском учете.
5. Виды инвентаризации. Порядок проведения и оформления инвентаризации.
6. Выявление результатов инвентаризации и их отражение в учете.

 

Вы не можете скачивать файлы с нашего сервера


1. ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ В УЧЕТЕ. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

Наблюдение — это один из способов познания действительности, основанный на непосредственном восприятии явлений. Для отражения в учете объектов необходимо, прежде всего, их наблюдать, т.е. иметь о них первичное непосредственное представление.
В процессе первичного наблюдения фактов хозяйственной деятельности для регистрации отбираются данные, после обработки, которых получают необходимые учетные показатели. Фиксируемые данные должны поддаваться дальнейшей обработке в системе учета. Не должно фиксироваться то, что не будет обрабатываться в дальнейшем. Потому необходима рациональная программа первичного наблюдения и регистрации данных, которая предполагает:
- оценку и отбор данных о фактах хозяйственной деятельности в соответствии с целями и задачами учета;
- однозначное и полное описание отобранных для учета свойств объектов и фактов;
- своевременнее отражение и передачу данных для дальнейшей обработки.
Первичное наблюдение — это информационное обеспечение системы бухгалтерского учета. Оно направлено на описание и регистрацию данных о хозяйственных операциях.
Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация. Составление, первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.
Документ — это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Бланк документа — это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов носителями учетной информации служат дискеты, диски при их обработке на ПЭВМ. Они используются в зависимости от средств автоматизации, которые применяются на предприятии. В условиях автоматизированной подготовки документов и их обработки необходимо изготавливать копии документов на бумажном носителе. Бухгалтерские документы необходимы для обоснования непрерывно совершающихся хозяйственных операций, а также для достоверности, объективности и точности, получаемых в учете показателей. Они являются важным средством контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов. С помощью документов наблюдают за действиями материально ответственных лиц, выявляют и предупреждают потери и недостачи, непроизводительные расходы, хищение и бесхозяйственность. Документация — основа для проведения документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении споров между предприятиями, организациями и лицами.
Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты, т.е. реквизиты — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Реквизит (лат, нужное, требуемое, необходимое).
Главнейший реквизит заголовочной части — это название документа (акт приема-передачи основных средств, приходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и др.), которое печатается на бланке.
Содержательная часть документа бывает табличной или текстовой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта. Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета. Реквизиты-признаки могут быть постоянными, переменными и смешанными (состоящими из постоянной и переменной части). Постоянные печатаются при изготовлении бланков документов, а переменные фиксируются на бланке в процессе его заполнения. Графы таблиц нумеруются. Для контроля в таблично-содержательной части отводятся специальные графы для записи контрольных чисел. В содержательной части отражается сущность документа.
В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их расшифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при заполнении документа.
Из перечисленных реквизитов одни являются обязательными, другие — необязательными. Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
- название (наименование документа);
- дата составления документа:
- содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;
- измерители операции (единицы измерения), применяемые в учете;
- подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.
При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи). Машинные носители информации должны содержать отличительный знак для идентификации лиц, оформивших эти подписи.
Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером. Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств (кассовые ордера, лимитно-заборные карты, товарные и товарно-транспортные накладные и др.) должны содержать подписи лиц. получивших и отпустивших эти ценности.
Учетные документы составляются от руки или автоматизированным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях.
К составлению документов предъявляются определенные требования. Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, персональных ЭВМ. Дата составления указывается: число цифрой, а месяц — прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Для регистрации хозяйственных операций необходимо применять установленные типовые фермы документов. Необходимо предусмотреть блокировку несанкционированного доступа в банк данных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц.
Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

2. ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Для облегчения изучения и использования большое разнообразие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:
— назначению;
— последовательности (времени) составления;
— способу использования или степени охвата хозяйственных операций;
— количеству позиций (строк);
— месту составления;
— форме;
— способу заполнения;
— воспроизведению информации;
— срокам хранения.
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о Приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.
Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.
По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные.
В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.
По последовательности (времени) составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.
Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет.
По количеству позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные.
В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных - отражается несколько наименований. Первые выгодно применять при ручной обработке информации, а вторые - при использовании вычислительной техники. Однострочные документы удобнее группировать вручную.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние составляются внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.). Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.
По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.
Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.
Для оформления многочисленных хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях, выписывается большое число документов, обработка которых требует больших затрат труда бухгалтерских работников.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность установления единообразных (унифицированных) форм документов.
Унификация документов — это разработка единых форм документов для учета однородных операций на различных предприятиях и в организациях.
Создание унифицированных документов, облегчает их составление, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.
По способу заполнения различают документы, оформленные вручную, на пишущих машинках, персональных ЭВМ.
По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.
Подлинник — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа.
По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.
Предоставленная классификация документов является основой формирования системы первичного учета на предприятии.

3. ПОНЯТИЕ О ПЕРВИЧНОМ УЧЕТЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Основой организации бухгалтерского учета на предприятии является соответствующая технологическому процессу (характеру хозяйственной деятельности) схема движения документов. Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов). Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет.
Первичный учет — это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах, которые являются при этом не только средством оформления всех хозяйственных операций, но и одновременно и материальными носителями первичной информации. Сбор исходных первичных данных и заполнение документов — трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической работы.
Как уже отмечалось выше, первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом. Программы кодирования, идентификации и обработки данных первичных документов на машинных носителях должны храниться на предприятии в течение срока, установленного для хранения первичных документов, и обладать системой защиты. По требованию участников хозяйственных операций и контролирующих органов хозяйствующий субъект обязан обеспечить визуальный просмотр машинных документов, а также при необходимости сделать заверенные бумажные копии.
Состояние (т.е. достоверность, своевременность) первичного учета зависит от обеспеченности предприятия разнообразными техническими средствами подсчета и измерения количественных величин (компьютеры, приборы и устройства, счетчики, весы, мерная тара, линейки и т.д.).
Таким образом, первичный учет — это организованная система наблюдения, измерения и регистрации данных о хозяйственных операциях и других фактах хозяйственной деятельности предприятий, используемая для принятия управленческих решений.
Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.
Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.
С целью рациональной организации бухгалтерского учета на предприятии должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем предприятия и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.
Правильная организация документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть документов на предприятиях составляется в подразделениях (цехах, участках). И лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер, и контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.
Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы должны быть всесторонне проверены с трех позиций:
- по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.
- проверить документ по существу. Это значит выяснить соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.
- подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.
- подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.
Неправильно или неполно составленные документы возвращаются для выяснения, дополнительного оформления или пересоставления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения, виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя предприятия. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:
- таксировки;
- группировки;
- контировки (проставлении корреспонденции счетов).
Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
Группировка — предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных, за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.
Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетные регистры.
Внедрение в практику учетной работы хозяйствующих субъектов персональных ЭВМ вносит соответствующие изменения в организацию их документооборота. Компьютерная технология формирования, обработки и передачи учетной информации позволяет обеспечить на каждом этапе документооборота не только текущий и последующий ее контроль, но и что очень важно,— предварительный. Документооборот в условиях применения ПЭВМ позволяет расширить возможности использования учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.
После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.
Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).
В случаях реорганизации или ликвидации предприятия государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а если его нет - документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве хозяйствующих субъектов негосударственной формы собственности сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав.
Изъятие документов у хозяйствующего субъекта может производиться только на основании постановлений органов и судов. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может сиять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Обеспечение сохранности документов и отчетности, а также документооборота возложено на руководителя предприятия.

4. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. ЕЕ РОЛЬ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является требование реальности и точности его показателей. Однако при ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями учета и фактическим состоянием имущества и финансовых обязательств. Причинами расхождений и несоответствия учетных данных фактическому наличию имущества и финансовых обязательств могут быть:
- естественные изменения в средствах (усушка, утруска, распыливание, выветривание и т.д.);
- ошибки, допускаемые при приеме и отпуске средств (излишки, недостачи, пересортица и т.д.);
- ошибки в учете (арифметические ошибки в подсчетах, описки в документах, неправильные записи и т.д.);
- злоупотребления материально ответственных лиц.
Поэтому необходима сверка фактического наличия имущества с учетными данными, которая производится при помощи инвентаризации.
Инвентаризация — это один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки и документального подтверждения фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявления отклонений от учетных данных и принятия решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.
Инвентаризация имеет очень важное контрольное значение, ее целью является установление:
- фактического наличия денежных средств и материальных ценностей по ответственным за их сохранность лицам;
- наличия неполноценного и ненужного предприятию имущества, что дает возможность своевременно принять меры к его реализации, уценке и т.п.;
- условий, организации и состояния сохранности денежной наличности, основных средств, продукции и материальных ценностей и т.п.;
- недостатков в постановке первичного и организации бухгалтерского учета имущества предприятия, а также состояния внутреннего контроля за их сохранностью и наличием;
- ошибок и злоупотреблений, имевших место в документах по движению имущества и в учетных регистрах;
- реальности сумм, учтенных по статьям баланса:
- обоснованности подбора материально-ответственных лиц и наличия с ними договора о полной материальной ответствен¬ности.
Инвентаризацию проводят все хозяйствующие субъекты в соответствии с действующими методическими указаниями. Ее проведение обязательно в следующих случаях:
- при смене собственника или реорганизации предприятия;
- при ликвидации предприятия;
- перед составлением годовой отчетности:
- при смене руководителя предприятия или другого материально-ответственного лица;
- при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);
- по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.
Проведение инвентаризации должно обязательно соответствовать следующим позициям:
- комиссионность проведения. Инвентаризация проводится специально назначенной комиссией;
- внезапность проведения. Для проверяемых инвентаризация должна быть неожиданной:
- действительность проведения. Все инвентаризируемое имущество подлежит обязательному обмеру, подсчету, взвешиванию и т.д.;
- непрерывность проведения. Инвентаризация не должна прерываться. Если ее нельзя закончить в течение одного дня, то в этом случае на время перерывов в работе (обед, ночное время и т.д.) складские помещения опечатываются.

5. ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

В теории и практике инвентаризации подразделяются на следующие виды: полная, частичная, сплошная, выборочная, плановая, внеплановая, необходимая, повторная, контрольно-перепроверочная, перманентная.
Полная инвентаризация охватывает все имущество, как принадлежащее предприятию, так и принятое на ответственное хранение, в переработку и прочее, а также все права и обязательства предприятия. Такую инвентаризацию проводят один раз в год перед составлением годового отчета. Ее называют годовой (обязательной) инвентаризацией.
Частичная — это инвентаризация, охватывающая отдельные виды средств предприятия: основные средства, продукцию, материалы, денежные средства и т.п.
Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материально ответственным лицом.
Выборочная — это инвентаризация, при которой проверяют только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица
Плановая — это инвентаризация, проводимая в соответствии с планом работы бухгалтерии предприятия.
Внеплановая — это такая инвентаризация, которую проводят внезапно, без предварительного плана, по инициативе администрации предприятия, по сигналам работников (или граждан) о злоупотреблении материально ответственного лица и т.п.
Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке материальных ценностей, краже.
Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо заранее знало срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.
Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится, а период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель предприятия требует письменные объяснения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материально ответственного лица. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении виновных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.
Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение календарного года по отдельным видам имущества на различные даты.
Порядок инвентаризации определяется хозяйствующим субъектом в его учетной политике.
Количество инвентаризаций в году, а также конкретные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентаризационной работы, ежегодно составляемом главным бухгалтером и утверждаемом руководителем предприятия при создании инвентаризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглашению.
На предприятиях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе:
- руководителя предприятия (его замены);
- главного бухгалтера:
- руководителей подразделений;
- главных специалистов;
- представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.
При большом объеме работ проведение инвентаризаций возлагается, как правило, на рабочие инвентаризационные комиссии, которые выполняют возложенные обязанности под руководством постоянно действующих комиссий. Условно инвентаризацию можно разделить натри этапа:
- подготовительный;
- основной (рабочий);
- заключительный.
Инвентаризация проводится в присутствии материально ответственного лица в следующей последовательности:
• перед началом инвентаризации членам рабочих комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий — контрольный пломбир (печать). В приказе установлены сроки начала и окончания инвентаризации. Должен быть полный состав членов инвентаризационной комиссии;
• комиссия составляет оперативный план проведения инвентаризации. Для этого предварительно решает, какие виды хозяйственных средств необходимо проверить в натуре; у каких материально ответственных лиц, кого из специалистов предприятия необходимо привлечь к проведению инвентаризации;
• председатель комиссии проводит инструктаж с лицами, привлеченными для проведения инвентаризации, по вопросам порядка и техники ее проведения, оформления результатов, сроков начала и окончания;
• на местах инвентаризации члены комиссии предлагают материально ответственным лицам разнести в книги (карточки) складского учета все приходные и расходные документы и составить отчет с выведением остатков на момент инвентаризации. На отчете и приложенных к нему документах председатель комиссии делает надпись "до инвентаризации" и ставит свою подпись и дату;
• комиссия проверяет весоизмерительные приборы, берет у материально ответственного лица расписку о том, что им предъявлены все документы по операциям с инвентаризируемыми ценностями. В расписке обязательно указывается, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие ценности, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Основной этап инвентаризации заключается в фактическом снятии остатков. Члены комиссии закрывают и опечатывают все места хранения ценностей, подлежащих инвентаризации. Затем приступают к проверке их путем взвешивания, измерения, пересчета и т.п. Выявление, подсчет и описание хозяйственных средств в натуре называется снятием остатков.
Если проверяемые ценности находятся на различных складах, то все складские помещения, за исключением того, где в данный момент производится инвентаризация, запираются, опечатываются или пломбируются. Члены комиссии несут ответственность за правильный подсчет остатков хозяйственных средств.
Результаты снятия натуральных остатков обобщают в инвентаризационных описях, составляемых не менее чем в двух экземплярах. Ошибки и неправильные записи в них исправляют путем зачеркивания неправильного и написания правильного текста (цифры). Исправления удостоверяются подписями всех участников инвентаризации и материально ответственными лицами.
Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог натуральных единиц, записанных на странице независимо от единиц измерения ценностей. После окончания записей прописью указывается количество заполненных строк, т.е. число порядковых номеров внесенных наименований товарно-материальных ценностей. Каждая страница и опись в целом подписываются всеми участниками инвентаризации. К инвентаризационным описям прилагаются акты обмеров и расчеты.
В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку в том, что предъявлены для проверки все ценности, что инвентаризация проведена в его присутствии правильно, претензий к инвентаризационной комиссии у него нет и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.
Правильно оформленные данные инвентаризации передаются в бухгалтерию предприятия для выведения окончательных результатов.

6. ВЫЯВЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ИХ ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ

По поступившим инвентаризационным описям в бухгалтерии составляются сличительные ведомости, в которые записывают только те ценности, по которым выявлены расхождения. Сличительные ведомости должны быть подписаны членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Обо всех выявленных расхождениях материально ответственные лица дают инвентаризационной комиссии подробные письменные объяснения (в срок 2-3 дня). На основании этих объяснений комиссия определяет порядок и способы регулирования обнаруженных расхождений.
Решение инвентаризационной комиссии фиксируют в протоколе, где приводят подробные сведения о причинах и виновниках недостач и потерь и указывают меры для принятия по отношению к виновным лицам. Протокол заседания инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия, который выносит окончательное решение.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
На основании документов инвентаризационной комиссии, утвержденных руководством предприятия, выявленные инвентаризацией расхождения против данных бухгалтерского учета (излишки, недостача) регулируются в следующем порядке:
- излишки имущества и денежных средств отражаются по дебету счетов, которые предназначены для их учета, и кредиту счета 92 “Внереализационные доходы и расходы”;
- биологические потери имущества (продукции, товаров) в результате хранения в пределах норм естественной убыли учитывают по направлениям ее использования, т.е. в издержках производства или обращения;
- недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц или за счет страхового возмещения.
Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли в дебет счета 92 “Внереализационные доходы и расходы. При этом для списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли необходимо иметь решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, или отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, или о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.
Возмещение причиненного ущерба производится виновными лицами не по тем ценам, по которым они учитываются в текущем учете, а по действующим продажным ценам. Поэтому сумма, подлежащая взысканию с виновных лиц, всегда будет больше той, по которой числится в учете имущество.
Следует отметить, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, по товарно-материальным ценностям одного и того же наименования в равных количествах. Выявленные недостачи и потери от порчи ценностей учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

СПИСОК ОСНОВНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Типовой план счетов бухгалтерского учета и инструкция по применению типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. Постановлением Министерством финансов РБ от 30 мая 2003г. №89. // НРПА РБ – 2003. - №104.
2. О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Респ. Беларусь от 18 окт. 1994г.: в ред. Закона Респ. Беларусь от 25.06.2001 г. № 3321-XII: с изм. и доп., внесенными 29.12.2006 г. №188-З // Ведом. Верховного Совета Респ. Беларусь. – 1994. - № 34. – Ст. 566 / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2001. – № 63 – 2/785; 2007 – № 2/1285.
3. Папковская, П.Я. Теория бухгалтерского учета / П. Я. Папковская. – Минск: ООО «Информпресс», 2005. – 236с.
4. Стражев, В.И. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / В.И. Стражев, О.В. Латыпова – Минск: Выш.шк.,2003.- 352с.
5. Ладутько, Н.И. Бухгалтерский учёт: Учебно-практическое пособие / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский; Под общ. ред. Н.И Ладутько. - Минск: ООО «ФУАинформ», 2005. - 672 с.



Обсудить на форуме

Комментарии к статье:

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем
Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

Регистрация

Реклама

Последние комментарии