БарГУ.by » Учебные материалы » Лекции » Организация учета и аудита » БУХЛАТЕРСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ, ДОКУМЕНТОВ

БУХЛАТЕРСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ, ДОКУМЕНТОВ

БУХЛАТЕРСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ, ДОКУМЕНТОВ

 

Вы не можете скачивать файлы с нашего сервера

1. Организация делопроизводства бухгалтерии. Номенклатура дел.
Делопроизводство - совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением.
Делопроизводство в бухгалтерии организуется па основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем организации. Ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, номенклатура дел рассматривается с учетом происходящих изменений, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 г. № 13), а также Основными правилами работы архивов, основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5).
Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения управления (ДОУ) министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учётного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.
При наличии в организации средств вычислительной техники утверждённая номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения её ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.
Важным условием правильной организации хранения документации является постоянство кодов дел по участкам учета, что позволяет работникам запомнить индексы дел и работать без кодаторов.
В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно-функциональному или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).
Номенклатура дел, построенная по структурному принципу, включает следующие отделы:
1. Общий отдел;
2. Отдел экономического прогнозирования;
3. Производственно-технологический отдел;
4. Технический отдел;
5. Отдел капитального строительства;
6. Финансовый отдел;
7. Бухгалтерия;
8. Отдел труда и заработной платы;
9. Отдел кадров и др.
Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:
1. Руководство;
2. Планирование;
3. Организация производственной деятельности;
4. Финансирование;
5. Учет и отчетность;
6. Кадры.
Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу, имеет отделы:
1. Руководство;
2. Организационно-методическая работа;
3. Спортивно-массовая работа;
4. Отдел кадров;
5. Бухгалтерия;
6. Профсоюзный комитет.
Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.
В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела.
Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется десятичная, нумерационная и серийная цифровая индексация. Наиболее распространенной является десятичная система.
Во второй графе указывается заголовок дела. Для ведения делопроизводства бухгалтерии целесообразно предусмотреть следующие дела.
05. Бухгалтерия:
05-001. Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;
05-002. Копии приказов руководителя организации по основной деятельности;
05-003. Копии приказов руководителя организации по личному составу;
05-004. Должностные инструкции работников бухгалтерии;
05-005. Штатное расписание;
05-006. Годовой бухгалтерский отчет;
05-007. Квартальные и месячные отчеты, представляемые инспекции Министерства по налогам и сборам, Фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;
05-008. Договоры, контракты, соглашения;
05-009. Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;
05-010. Отчеты кассира с приложениями;
05-011. Выписки банка с приложениями;
05-012. Авансовые отчеты;
05-013. Путевые листы;
05-014. Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;
05-015. Журнал-ордер № 1 АПК;
05-016. Журнал-ордер № 2 АПК.
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел.
По окончании календарного года делопроизводственной службой составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Все документы, заводимые в организациях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы;
помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату;
дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).
Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.
С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.

2. Организация хранения документов, учетных регистров и отчетности до передачи в архив.
С целью обеспечения сохранности первичных учетных документов в процессе их обработки и хранения необходимо выполнять следующие условия:
соблюдать установленные правила делопроизводства;
организовать сохранность документов в процессе документооборота и хранения в архиве бухгалтерии;
подготовить документы к сдаче в архив организации с соблюдением установленных требований.
Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.
Сохранность документов в процессе документооборота обеспечивается регистрацией их в специальных регистрах. Регистрами могут выступать карточки, книги, реестры, сопроводительные ярлыки и т.п. Регистрации подлежат все документы, связанные с материальной ответственностью.
Для хранения документов предназначаются специально отведенные закрывающиеся комнаты, оборудованные полками и шкафами. Документы необходимо хранить в папках и пачках.
Круг лиц, имеющих доступ к документам, должен быть строго ограничен.
Обрабатываемые документы до сдачи отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в синтетическом и аналитическом учете. После этого документы комплектуются в дела (тома или папки) для их дальнейшего хранения в архивах бухгалтерии (организации).
В одно дело формируются однородные первичные документы, содержащие обычно до 250 листов, при толщине не более 4 см. С делами такого объема удобно работать в дальнейшем: они не рассыпаются и хранятся дольше.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требований:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
подлинники должны быть отделены от копий;
годовые планы и отчеты должны быть отделены от квартальных и месячных;
в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Оправдательные первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета.
Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, лицевые счета, товарные и товарно-транспортные накладные должны быть обязательно переплетены. Другие виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки, что позволяет избежать их потерь и должностных злоупотреблений.
Комплектование первичных учетных документов в дела производится в следующем порядке.
Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в одно дело. При этом внутри дела документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале или ведомости. К ним прилагаются соответствующие накопительные ведомости.
В случае, когда количество первичных учетных документов велико и их невозможно сброшюровать в одно дело, допускается создание несколько томов. На каждом томе, в том числе и на корешке, должно быть указано:
название сброшюрованных документов;
отчетный период;
номер дела по номенклатуре.
К оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, которые предполагается сдавать на хранение в архив организации, предъявляются дополнительные требования.
Каждое передаваемое на хранение дело нумеруется черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела помещается заверительный лист со следующей записью: «В дело подшито количество (цифрами и прописью) листов». После этой записи указываются должность, фамилия, имя и отчество лица, оформившего дело, и дата.
Обложка каждого дела оформляется по схеме:
Название организации
Бухгалтерия
Дело №__________
Заголовок дела
Начато:
Окончено:
Количество листов:______
Срок хранения:_______
По истечении отчетного периода (это, как правило, финансовый год) бухгалтерские документы, а также вся другая организационно-распорядительная документация подлежат передаче на архивное хранение.
Сложившаяся практика вызывает необходимость организации оперативного и архивного хранения документов.

3. Особенности учета, хранения и списания бланков строгой отчетности.
Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельности регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. № 21.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.
Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.
Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи Республики Беларусь от 16 апреля 2002 г. № 61/47/7 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи Республики Беларусь от 15 августа 2003 г. № 117/79/19).
Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме.
В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй — остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.
Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического липа (индивидуальным предпринимателем). Приходно-расходная книга ведется по установленной форме.
Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического липа (индивидуального предпринимателя) под отчет материально-ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров. Приходно-расходные накладные ведутся по установленной форме.
При списании с материально-ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы.
Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Приказом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.
В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпринимателя).
В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю юридического лица, обязанному утвердить его в течение пяти дней после получения (утверждается индивидуальным предпринимателем).
После утверждения акта на списание комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта.
Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.
Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).
На каждое материально-ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (индивидуального предпринимателя) по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной форме № Инв-16.
В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). Назначенной приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

4.Электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках.
В целях упорядочения изготовления и реализации бланков первичных учетных документов и контрольных знаков Совет Министров Республики Беларусь постановил создать электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках и возложить его формирование и ведение на Республиканское унитарное предприятие "Белорусский межбанковский расчетный центр" (в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 июля 2004 г. № 820 «О создании электронного банка данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках»).
Органом, ответственным за организацию и методическое руководство работами по формированию и ведению электронного банка данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, является Министерство по налогам и сборам.
Затраты на ведение этого электронного банка данных в части информации об изготовленных и реализованных:
- бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, возмещаются юридическими лицами - изготовителями таких бланков за счет средств, полученных от их реализации юридическими лицами, определяемыми Министерством по налогам и сборам. Указанные затраты включаются в себестоимость бланков первичных учетных документов;
- контрольных знаках возмещаются за счет средств республиканского бюджета, полученных от их реализации, в порядке, установленном Министерством финансов и Министерством по налогам и сборам.
В электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках подлежит внесению информация об изготовлении и реализации следующих бланков первичных учетных документов:
товарно-транспортная накладная типовой ф-мы ТТН-1;
товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей типовой ф-мы ТН-2;
приходный кассовый ордер ф-мы КО-1;
талон ф-мы 20-ФС;
счет-фактура по налогу на добавленную стоимость ф-мы СФ-1;
приходный кассовый ордер ф-мы КО-1в;
квитанция ф-мы КВ-1;
международная товарно-транспортная накладная "CMR";
квитанционная книжка (код 0402370004) (квитанция, ордер, уведомление) открытого акционерного общества "Сберегательный банк "Беларусбанк";
накладная - приходный ордер на отпуск ценностей за наличный расчет.
туристский ваучер;
квитанция-накладная на отпуск лесопродукции за наличный расчет ф-ма КН-1 (лес).

5. Особенности хранения документов ликвидированных субъектов хозяйствования.
При реорганизации или ликвидации государственных органов, государственных предприятий, организаций, учреждений образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных органов, предприятий, организаций, учреждений без передачи их функций другим органам, предприятиям, организациям, учреждениям документы постоянного хранения, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу — в архив вышестоящей организации. При преобразовании государственных предприятии в предприятия иных форм собственности их архивные документы постоянного хранения, сложившиеся па момент преобразования, передаются на хранение в государственные архивы.
Порядок передачи на хранение документов ликвидированной организации устанавливается в зависимости от формы собственности этой организации и от того, является эта организация источником комплектования государственного архива соответствующей зоны обслуживания или нет. Порядок хранения документов реорганизованных и ликвидированных организаций государственной формы собственности определен ст. 16 Закона об архивах. Аналогичный порядок установлен в Основных правилах работы архивов.
Ликвидируемым субъектам хозяйствования негосударственной формы собственности следует руководствоваться п. 63 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11 (в редакции Декрета президента Республики Беларусь от 17 декабря 2002 г. № 29), где установлено, что ликвидационная комиссия представляет в регистрирующий орган справку из территориального архива (городского или районного) о сдаче на хранение документов. При ликвидации коммерческой (частной) организации ее документы подлежат передаче в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа на бескомпенсационной основе.
В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица, индивидуального предпринимателя одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) субъекта ликвидационной комиссией сдается на хранение в территориальный архив соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа и книга учета проверок (ревизий), срок хранения которой не истек. Это требование установлено п. 11 Правил ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий), утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 февраля 2001 г. № 248. Передача книг учета проверок (ревизий) на хранение производится по номенклатуре дел юридического лица, индивидуального предпринимателя, прием в архив — на основании акта приема-передачи дел организации, индивидуального предпринимателя.
Подтверждением сдачи на хранение документов и книги учета проверок (ревизий) является справка территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного органа о сдаче на хранение документов, представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.
Документы ликвидируемой организации передаются на основании описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного срока хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не истекли, передаются по описям дел, номенклатурам дел с соответствующей отметкой в них о приеме-передаче документов временного срока хранения. Документы временного срока хранения, который истек, подлежат уничтожению в соответствии с утвержденным актом о выделении к уничтожению.
При ликвидации (прекращении деятельности) субъекта предпринимательской деятельности ликвидационной комиссией (ликвидатором) проводится инвентаризация неиспользованных бланков первичных учетных документов, по результатам которой составляется акт установленной формы. Акт утверждается председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) и на следующий день передается в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту регистрации в качестве налогоплательщика, которая в течение пяти дней со дня утверждения акта передает сведения об аннулированных бланках в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков.

6. Правила ведения книги учета проверок (ревизий), порядок ее хранения
Все субъекты предпринимательской деятельности, в том числе и индивидуальные предприниматели, осуществляющие производственную и финансово-хозяйственную деятельность, в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 февраля 2001 г. № 248 (с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от от 14 мая 2004 г. № 564) «О ведении юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий)» обязаны вести учет проверок (ревизий), осуществляемых органами государственного управления, уполномоченными в соответствии с законодательством проводить эти проверки (ревизии), в книге учета проверок (ревизий).
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны оформить книгу учета проверок (ревизий) в течение одного месяца с даты их государственной регистрации. Книга учета проверок (ревизий) оформляется дополнительно юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем на каждое обособленное подразделение вне места нахождения юридического лица или места жительства индивидуального предпринимателя.
Книга учета проверок (ревизий) должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью юридического лица (обособленного подразделения), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя книга учета проверок (ревизий) скрепляется штампом налогового органа по месту постановки индивидуального предпринимателя на налоговый учет.
Должностное лицо, ответственное за ведение и сохранность книги учета проверок (ревизий), определяется юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, о чем делается соответствующая запись в книге учета проверок (ревизий).
Книга учета проверок (ревизий) выдается юридическим лицом (обособленным подразделением), индивидуальным предпринимателем работнику контролирующего органа после представления им служебного удостоверения и предписания на проведение проверки (ревизии).
В книгу в обязательном порядке должна быть внесена работниками контролирующих органов информация обо всех проверках (ревизиях), проводимых у данного юридического лица (индивидуального предпринимателя):
- наименование контролирующего органа;
- дата выдачи предписания;
- вопросы, подлежащие проверке (ревизии);
-Ф.И.О., должность работника (работников) контролирующего органа;
- дата начала проверки (ревизии);
- подпись работника контролирующего органа;
- дата окончания проверки (ревизии) и вид документа по результатам проверки (ревизии);
- подпись работника контролирующего органа.
Исправления в книге учета проверок (ревизий) не допускаются. При внесении изменений в книгу учета проверок (ревизий) они скрепляются подписью работника контролирующего органа.
Ответственность за достоверность содержащейся в книге учета проверок (ревизий) информации возлагается на работника контролирующего органа, осуществляющего проверку (ревизию).
Юридические лица (обособленные подразделения), индивидуальные предприниматели обязаны по запросам государственных органов в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством, представлять сведения, содержащиеся в книге учета проверок (ревизий).
Изъятие книги учета проверок (ревизий) у юридического лица (обособленного подразделения), индивидуального предпринимателя работниками контролирующих органов запрещается.
В случае ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица (обособленного подразделения), индивидуального предпринимателя книга учета проверок (ревизий) одновременно с документами ликвидируемого (прекращающего деятельность) юридического лица (обособленного подразделения), индивидуального предпринимателя в установленном порядке сдается на хранение в архив ликвидационной комиссией юридического лица (обособленного подразделения) или индивидуальным предпринимателем.

7. Порядок изъятия, выемки учетных документов и баз данных у субъектов предпринимательской деятельности
Выдача первичных документов, учетных регистров и других документов, хранящихся в архиве бухгалтерии, работникам бухгалтерии и других структурных подразделений производится только по распоряжению главного бухгалтера после регистрации в специальном журнале
Допускается выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива во временное пользование вне архива структурным подразделениям организации, организациям данного ведомства, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.
Выемка документов из дел, как правило, не допускается. Однако в отдельных случаях главный бухгалтер может дать разрешение на выемку. При этом на место вынутого документа необходимо положить лист-заместитель, который хранится до возвращения первого. В листе-заместителе указывается: когда, кому и на какой срок выдан документ. По возвращении документа лист-заместитель изымается.
При необходимости дело может быть выдано во временное пользование целиком. Выдача дел производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.
В этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается: номер дела, дата выдачи, кому и на какой срок выдано дело, проставляются росписи в получении и приеме (после возвращения) документов. Карта помещается на место выданного дела. При возвращении дела карта-заместитель изымается.
Дела во временное пользование могут выдаваться на срок, не превышающий 30 дней. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, второй передается получателю. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или повреждении листов составляется акт в двух экземплярах.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускаются в исключительных случаях с разрешения руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов и другой документации из организации может производиться только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановления в соответствии с действующим законодательством. Изъятие документов оформляется актом, копия которого передается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
Главный бухгалтер или иное должностное лицо организации вправе в присутствии представителя органа, производящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также копию с документа, являющегося основанием для изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), соответствующие должностные лица с разрешения и в присутствии представителя органа, производящего изъятие, могут дооформить эти тома. При изъятии отдельных, не оформленных в дела, документов в актах изъятия должен быть перечислен каждый из изымаемых документов.
При пропаже или гибели документов руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Для работы в комиссии приглашаются представители местной налоговой инспекции.
Перед началом расследования причин пропажи или гибели документов запрашивается письменное объяснение у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение документов.
По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Акт составляется в произвольной форме, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение о результатах расследования, прилагаться объяснительные записки опрошенных должностных лиц. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.
Копии акта направляются в вышестоящую организа¬цию и налоговую инспекцию по месту регистрации субъекта хозяйствования.
Пропажа или гибель бухгалтерских документов, связанных с проверкой правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов, ведет к серьезным последствиям для организации. Налоговая инспекция обязывает организацию восстановить пропавшие (погибшие) документы. При невозможности их восстановления производится проверка правильности исчисления налогов по специальной методике, составленной, как показывает практика, не в пользу организации. Возможные штрафные санкции за недоплату налогов могут привести к банкротству организации. Кроме того, необеспечение сохранности документов в соответствии со статьей 89-1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 20 базовых величин.

8. Организация архива
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-П «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивах) архив — это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
Документы бухгалтерии хранятся:
в архиве бухгалтерии;
в архиве организации.
Оформленные и законченные делопроизводством дела передаются на хранение в архив бухгалтерии.
Для архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное, оборудованное полками, шкафами, помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у работника, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Этот же работник отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, выдает документы из архива в текущее пользование и готовит их для дальнейшей передачи в архив организации.
При отсутствии лица, ответственного за архив бухгалтерии, вся ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера.
Документы, подлежащие сдаче на хранение в архив организации, приведены в Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 г. № 38 (в ред. постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 28.04.2004 г. № 4).
В организации для хранения всех документов, в частности бухгалтерских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы. Для них выделяются специальные здания, помещения, в которых необходимо поддерживать соответствующий технологический режим для хранения архивных документов.
В организации должна быть предусмотрена штатная должность заведующего архивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.
Архив осуществляет свою деятельность на основании разрабатываемого положения о нем, в котором определяются состав документов архива, его задачи и функции, права, ответственность заведующего архивом (лица, ответственного за архив).
Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», а также основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий Республики Беларусь, разработанными БелНИИДАД — Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 27 мая 1997 г.), положениями об архивах.
Документы органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий независимо от формы собственности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, который включает государственную и негосударственную части.
Государственную часть Национального архивного фонда составляют следующие архивные фонды и документы:
государственных органов;
государственных предприятий, организаций Республики Беларусь, находящихся на территории республики и за ее пределами;
объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности, и т. д.
Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные фонды и документы, которые находятся в собственности:
общественных объединений;
религиозных организаций;
организаций частной формы собственности;
физических лиц.
Архивы центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций и предприятий разделяются на ведомственные архивы и архивы частных организаций, учреждений, предприятий.
Ведомственный архив представлен архивным учреждением государственной организации, хранящим документы в своей организации на протяжении определенного срока.
Архив частной организации, учреждения, предприятия представлен негосударственным архивным учреждением или подразделением негосударственной организации, осуществляющей прием и постоянное хранение архивных документов.
В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, могут создаваться архивы следующих видов:
архив организации, хранящий документы только данной организации;
центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации, а также документы организаций непосредственного подчинения;
объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства или другого центрального органа управления;
объединенный межведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;
объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.
При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливаемые Основными правилами работы архивов.
К помещению архива предъявляются следующие требования:
необходимо предоставить специально построенное здание (или часть здания), приспособленное для хранения документов;
архив должен состоять из комплекса помещений, в который входят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, читальный зал для работы пользователей (исследователей);
хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной и охранной сигнализацией.
Необходимо поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов па бумажной основе (табл. 2).

Таблица 2 - Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе
Помещения с регламентируемым климатом Помещения с нерегламентируемым климатом
Температура, °С Влажность, % Температура, °С Влажность, %
+17.--+19 50...55 + 14 ...+20 45...60

Существуют предельные сроки хранения документов в архивах министерств и ведомств. Они оговариваются Основными правилами работы архивов Республики Беларусь. По истечении указанных сроков документы подлежат передаче на государственное хранение. Государственной архивной службой утвержден перечень организаций, документы которых ею принимаются.
Негосударственные организации для передачи своих документов на государственное хранение могут заключать с государственным архивом договоры, в которых должны быть оговорены сроки, условия хранения и оплаты.
Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Кроме описей для постоянного хранения и историко-архивной справки к фонду, которые передаются в двух экземплярах, должны быть приложены и их контрольные экземпляры, утвержденные ЭМК(ЭПК) госархива.
В государственном архиве при приемке документов составляется в двух экземплярах акт приема-передачи дел на государственное хранение.

9. Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности. Порядок уничтожения бухгалтерских документов в связи с истечением сроков хранения.
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве и бухгалтерии, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.
Различают оперативное и архивное хранение бухгалтерских документов.
Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (изменения и дополнения внесены постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 28 апреля 2004 г. № 4).
Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания материала в делопроизводстве. Вопросы организации оперативного хранения дополнительно регламентируются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и разработанным в организации графиком документооборота. Нормы данного Положения в силу ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28 мая 1999 г. № 261-3 «О применении па территории Республики Беларусь законодательства СССР» действуют на территории Республики Беларусь в части, не противоречащей Закону Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона Республики Беларусь от 26 декабря 2007 г. № 302-3).
В соответствии с Основными правилами работы архивов Республики Беларусь в архив передают дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, передача осуществляется по описям дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Многие бухгалтерские документы согласно перечню типовых документов с указанием сроков хранения относятся к документам данной категории. Однако предусмотрено, что дела временного хранения могут передаваться в архив по решению руководителя организации. Передача может осуществляться по номенклатуре дел. Для того чтобы обеспечить сохранность документа, целесообразно производить передачу дел с бухгалтерскими документами из оперативного архива в общий архив организации. Они могут быть переданы после годичного хранения в текущем архиве (дела за 2005г. должны быть переданы в архив в 2007г.). По желанию работников бухгалтерии они могут передаваться для дальнейшего хранения сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.
Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов — это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий Республики Беларусь, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, Положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.
Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации в составе трех-пяти человек. В состав комиссии в обязательном порядке должны быть включены работник делопроизводственной службы, заведующий архивом, главный бухгалтер.
Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.
Экспертная комиссия организации осуществляет следующие функции:
- рассматривает проекты номенклатур дел организации;
- проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение:
- рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащих дальнейшему хранению;
- рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями.
Экспертизу ценности документов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.
К основной документации относятся: положения, уставы, приказы, сводные планы и др. Эти документы подлежат постоянному хранению.
Оперативными считаются документы по бухгалтерскому учету и отчетности, материально-техническому снабжению, административно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.
Документация по личному составу — это приказы, личные карточки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Все исполненные первичные документы и регистры учета помещаются в дела.
Дело — это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, и помещенные(ный) в отдельную обложку. В организации заводятся дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Формирование дела — это отнесение документов к определенному делу и их систематизация внутри дела. Формирование дела осуществляется в рамках отчетного периода (как правило, это год), т. е. происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета. Оформление дела — это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.
Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские документы в деле систематизируются в хронологическом порядке — по датам, месяцам, нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделении).
Дела организации подлежат оформлению в два этапа: первый — при их заведении, второй — по завершении календарного года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
По срокам хранения документы и дела различают:
1) постоянного хранения — бессрочное (вечное) хранение;
2) временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяются на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно:
3) по личному составу.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по окончании календарного года, в котором они заведены, должны быть подготов¬лены к передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел.
Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению бухгалтерских документов производится работниками бухгалтерии под руководством работника архива. Экспертиза ценности документов бухгалтерского учета и отчетности проводится особенно тщательно, поскольку эта документация является основной в случаях возникновения финансовых разногласий и споров между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел. При этом подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.
Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения (до 10 лет включительно) — частичному.
Полное оформление предусматривает:
- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;
- нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами, не задевая текста документов;
- составление заверительной надписи дела;
- подшивку дела в твердую темную обложку из картона па четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или (при объеме дела до 50 листов) переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты).
Заверительная надпись делается в конце дела на отдельном листе формата А 4 по следующей форме:
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 68
В деле подшито и пронумеровано14 (четырнадцать) лист (ов)
в том числе: литерные листы 1 (одни)
пропущенные номера ( нет)
+ листов внутренней описи 1 (один)
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
Все документы дела находятся в надлежащем виде
Бухгалтер Подпись К. М. Иванов
10.01.2006
Внутренняя опись оформляется также на листе формата А4 и имеет следующую форму:
Внутренняя опись
документов дела № 06-8
№ п/п Индекс документа Заголовок документа Дата документа Номер листов дела Примечание
1 2 3 4 5 6
1 06-8/1 Журнал-ордер № 2 за январь 31.01.2007 1
2 06-8/2 Журнал-ордер № 1 за февраль 27.02.2007 2
Итого 12 (двенадцать) документов
Количество листов внутренней описи 1
Бухгалтер Подпись К. М. Иванов
10.01.2006
В графе «Примечания» описи делается запись, если из дела изымаются документы или в дело включаются документы-копии, заменяющие подлинники.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять. В дело включается только один экземпляр документа.
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения и др.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению, сроки хранения которых истекли и которые утратили практическую ценность.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, рассматривается на заседании экспертном комиссии организации одновременно с описями дел и подлежит утверждению руководителем. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Использование указанных документов для хозяйственных нужд запрещено.
Если в деле находятся документы с разными сроками хранения, то срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.
Уничтожение бланков строгой отчетности производится комиссией после утверждения акта на списание, о чем составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
Отобранные к уничтожению и включенные в акт, утвержденный руководителем организации, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. После сдачи в акте делается следующая запись: «Документы в количестве (цифрами и прописью) дел, весом кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____№____». Работник организации, сдавший документы, подтверждает эту запись своей подписью.
Акт подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.
Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение срока хранения, предусмотренного ст. 19 Закона об архивах, т.е. в течение 75 лет. Предприятия, организации, учреждения негосударственных форм собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) хозяйство, по истечении сроков хранения документов по личному составу представляют в государственные архивы, обслуживающие соответствующие зоны, данные о составе хранившихся у них документов и акт об уничтожении этих документов.
Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, определено, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, однако п. 5.3.1 Основных правил работы архивов установлено, что в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, срок хранения которых 75 лет (о трудовом стаже и т. д.). Их передача производится только по описям дел, которые представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Указанные описи составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в бухгалтерии в качестве контрольного экземпляра. В основном бухгалтерские документы относятся к документам временного (до 10 лет включительно) хранения, поэтому передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Их передача осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел.
Организациям, сдающим документы в госархивы, запрещается уничтожать дела с истекшими сроками хранения до согласования с ЭПK госархива описей дел.
С момента заведения и до передачи в архив организации дела (их наименования и шифр определяются разработанной в организации номенклатурой дел) хранятся по месту их формирования. В соответствии с графиком выполнения учетных работ в течение одного-трех месяцев исполненные бухгалтерские документы находятся на обработке у ответственного за данный участок работы бухгалтера.
В интересах практической работы организации исполненные бухгалтерские документы допускается хранить в оперативном архиве еще на протяжении года по окончании отчетного периода с целью составления годовой финансовой отчетности (до 1 апреля следующего за отчетным периодом года) и проведения аудиторской проверки достоверности отчетных данных. Таким образом, организациям предоставлено право подготавливать бухгалтерские документы к дальнейшему хранению в течение года, следующего за отчетным. По усмотрению работников бухгалтерской службы они могут передаваться для дальнейшего хранения в архив сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Министерства по налогам и сборам.
Для некоторых документов установлен срок хранения 75 лет — «В» ЭПК. Отметка «ЭПК» свидетельствует о том, что такие документы имеют научно-историческое значение. Исчисление срока их хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначен буквой «В») к моменту окончания дела. Например, лицевой счет работника, заведенный на него в возрасте 20 лет, хранится 55 лет. Ежегодно из хранения должны изыматься лицевые счета работников, достигших возраста 75 лет. Если в организации вместо лицевых счетов используются расчетно-платежные ведомости, то последние хранятся 75 лет, поскольку в ведомостях производится расчет заработной платы работников, имеющих разный возраст.
Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.
Снижение сроков, установленных Перечнем, запрещается.
План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации хранение бухгалтерской документации должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.
Переходящими являются дела, которые ведутся в организации в течение нескольких лет, о чем в графе «Примечание» номенклатуры дел производится соответствующая отметка. В таком деле могут формироваться и действующие приказы, и те, в которые внесены соответствующие изменения, и приказы, на основании которых вносились изменения или отменялись ранее изданные приказы, и отмененные.
Нормы перечней обязательны для всех организаций независимо от форм собственности, а также для индивидуальных предпринимателей.

10. Контроль за соблюдением законодательства в области архивного дела
В последнее время отмечаются повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в организациях, на предприятиях всех форм собственности.
Государственным надзорным органом является Государственная инспекция архивов и Делопроизводства Республики Беларусь (Госархнвиадзор) в соответствии с Положением о государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947.
В функции Госархивнадзора входит проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:
создание и соблюдение оптимальных условий хранения документов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;
размещение документов в хранилищах;
соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;
учет документов, проверку их наличия и состояния;
соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.
Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом приема-передачи документов ликвидированных предприятий, учреждений и органи



Обсудить на форуме

Комментарии к статье:

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем
Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

Регистрация

Реклама

Последние комментарии