БарГУ.by » Учебные материалы » Курсовые » Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….4

ГЛАВА 1 РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ КАК ОБЪЕКТ УЧЁТА………………………………………………………………….…..….7      

1.1Сущность расчетов с подотчетными лицами, цели и задачи их учета....7

1.2 Нормативная правовая база, регулирующая учет расчетов с подотчетными лицами………………………………………….…………......9

1.3 Международный опыт учета расчетов с подотчетными лицами..….…13

ГЛАВА 2 ИССЛЕДОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ…………………………………………………………………..…17

     2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами…..…17

     2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными 

     лицами………………………………………………………………………….23 

ГЛАВА 3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………….…….28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..……..30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………….…..32

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………...……….…35

 

Вы не можете скачивать файлы с нашего сервера

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

 

ГЛАВА 1

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ КАК ОБЪЕКТ УЧЕТА

  

1.1 Сущность расчетов с подотчетными лицами, цели и задачи их учета

 

Нередко у субъектов хозяйствования возникает потребность в приобретении товарно-материальных ценностей, работ, услуг за наличные денежные средства. При невозможности произвести расчеты непосредственно из кас¬сы или расчетного счета на предприятиях агропромышленного комплекса (далее – АПК) выдаются авансы наличными деньгами под отчет соответствующим должностным лицам, которые и осу-ществляют платежи. Также в процессе деятельности организаций иногда возникает необходимость командирования работников для выполнения соответствующих производственных заданий в другой населенный пункт вне места их постоянной работы. Для этого наниматель должен выдать им определенные денежные суммы под отчет. После выполнения задания работники отчитываются перед нанимателем об использованных денежных средствах и при наличии возвращают неиспользованные суммы [5, с.156]. 

Выдача и использование подотчетных сумм требуют соблюдения определенных правил. Порядок выдачи денег под отчет регулируется порядком ведения кассовых операций. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка [16, с.20].

Подотчетные лица – это физические лица – работники организации, которым авансом выдаются наличные денежные средства на определенные цели (на предстоящие расходы или на расходы, связанные со служебными командировками) с возложением на них обязанности по представлению отчета об использовании этих средств.

Под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: для осуществления отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их предоставило (приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горюче-смазочных материалов и на иные хозяйственные нужды), а также для оплаты командировочных расходов [2, с.5]. 

В настоящее время организации Республики Беларусь могут выдавать средства под отчет на две основные цели: на осуществление хозяйственно-операционных расходов или расходов, связанных со служебными командировками. В рамках этих двух видов расходов можно выделить список входящих в них затрат, на оплату которых могут расходоваться подотчетные суммы (Рисунок 1):

 

Рисунок 1 – Цели выдачи денежных средств под отчет

 

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным подотчетным суммам.

Основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы [11, с.259].

К задачам учета расчетов с подотчетными лицами можно отнести:

- соблюдение правил выдачи авансов;

- своевременность предоставления авансовых отчетов;

- целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

- правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

- порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

- своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм [20, с.118].

Таким образом, можно сделать вывод, что не во всех случаях организации расплачиваются по безналичному расчету, перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. В некоторых случаях  удобнее  и  быстрее произвести расчеты наличными. Для  этого  деньги  из  кассы выдаются сотрудникам  под  отчет. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними  организация может  включить  в учетную  политику,  определяющую  правила   бухгалтерского   учета.   Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Все  работники  предприятия,  получающие  деньги  под  отчет,   должны соблюдать правила работы с наличностью, утвержденные законодательно.

          

 

1.2 Нормативная правовая база, регулирующая учет расчетов с подотчетными лицами

 

Для регулирования расчетов с подотчетными лицами в Республике Беларусь создана нормативная правовая база, которую можно представить в следующем иерархическом порядке: 

первый уровень (Законы Республики Беларусь, Указы Президента, другие нормативные акты законодательной и исполнительной власти Республики Беларусь) представлен:

Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» в редакции Закона Республики Беларусь от 29.12.2006 № 188-3 с изменениями и дополнениями в Законе от 26.12.2007  №302-3,   который   определяет   правовые   и   методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

Трудовой Кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-З с изменениями и дополнениями в Законе от 05.01.2013 г. № 16-З, который определяет понятие служебной командировки, порядок ее оформления и сроки пребывания.

второй уровень (положения (стандарты) по бухгалтерскому учету и отчетности, утвержденные Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регулирования бухгалтерского учета и анализа) содержит следующие нормативные правовые акты:

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 62 от 17 апреля 2002 года «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» в редакции Постановления Министерства финансов от 14.12.2012 № 74 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» устанавливает основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учетной политики организации. 

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 №50 «Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» с изменениями и дополнениями в Постановлении Министерства финансов от 30.04.2012 г. № 25, 26, от 20.12.12 г. № 77 – введен в действие Типовой план счетов, который предназначен для ведения бухгалтерского учета в организациях всех форм собственности и видов деятельности независимо от организационно-правовых форм, ведущих учет методом двойной записи.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» с изменениями и дополнениями в постановлении № 4 от 9 июня 2013 г. определяет порядок и размеры возмещения расходов    при   служебных  командировках  работников  в   пределах Республики Беларусь.

Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 № 107 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» с изменениями и дополнениями в Постановлении № 574 от 12 ноября 2012 г. устанавливает единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях.

третий уровень (указания и рекомендации, разрабатываемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами в соответствии с действующим законодательством и содержащие более детальные рекомендации по организации учета и анализа соответствующих объектов) представлен следующими документами:

Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. N 115 «Об утверждении инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу» определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу.

К четвертому уровню относятся рабочие инструкции и указания по учету соответствующих операций, объектов и разделов учета непосредственно в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов». Также в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» разработано Положение по учетной политике на 2013 год, в котором содержатся общие положения, методические аспекты учетной политики,  организационно-технический аспект  организации бухгалтерского учета (Приложение А).  Принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому [6, с.2]. 

На основании типового плана счетов бухгалтерского учета разработан и утвержден рабочий план счетов ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов», в котором предусмотрены синтетические счета и субсчета, применяемые в исследуемой организации (Приложение Б).  

К четвертому уровню относятся Устав организации, приказы и распоряжения, издаваемые в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов», должностные инструкции работников бухгалтерии, график документооборота, на основании которого происходит движение документов между подразделениями предприятия (Приложение В). 

Таким образом,  для формирования системы нормативного регулирования, наиболее полно отвечающей задачам реформирования бухгалтерского учета в Республике Беларусь, необходимо приложить значительные усилия для наполнения ее третьего и четвертого уровней. Необходимо разработать отраслевые методические рекомендации по учету расчетов с подотчетными лицами. В настоящее время расчеты с подотчетными лицами в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» осуществляются в соответствии с нормами государственных правовых актов. Все остальные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами разработаны и утверждены предприятием самостоятельно путем закрепления в разработанном Положении по учетной политике.

 

 

1.3 Международный опыт учета расчетов с подотчетными лицами

 

В последнее время национальные экономики стали интегрироваться в единый экономический союз, решающую роль в котором играют транснациональные корпорации, владеющие третью всех производственных фондов планеты. В этих условиях встает проблема обеспечения сопоставимости учетных данных, получаемых в различных странах. 

Учетные системы разных стран отличаются многообразием, что связано с характером развития рынка капиталов, количеством инвесторов и кредиторов, участием в международных рынках капитала, уровнем инфляции, размерами и организационной структурой предприятий, законодательными системами и многим другим [21, с.396]. 

Стандарты носят рекомендательный характер и применяются в разных странах по-разному. Конкретная страна обычно применяет традиционную национальную систему бухгалтерского учета, адаптированную к нескольким или большинству международных стандартов. 

 Стратегия применения Международных стандартов финансовой отчетности (далее – МСФО) в Республике Беларусь заключается также в использовании их наряду с национальными стандартами. 

В связи с существующими различиями национальной системы бухгалтерского учета и международных стандартов финансовой отчетности организациям Республики Беларусь необходимо проведение дополнительных учетно-аналитических процедур для формирования отчетности в формате МСФО. 

Наиболее полно учет расчетных операций отражается в стандартах 7 «Отчет о движении денежных средств» и 18 «Выручка». 

 В зарубежном бухгалтерском учете, как и в белорусском, денежные средства представляют собой наиболее ликвидные активы, которые предприятия могут отражать в балансе по строке «Денежные средства» только в том случае, когда на их использование не наложено никаких ограничений. При наличии ограничений они должны отражаться отдельно – как другие текущие или нетекущие активы. К денежным средствам относятся: счета в банках; наличность в кассе компаний; банковские переводные векселя; денежные переводы; чеки и валюта [22, с.25]. 

 Денежные средства предприятия могут разделяться на денежные средства на счетах в банках и денежные средства в кассе. Вместе с денежными средствами в балансе могут отражаться эквиваленты денежных средств (ценные бумаги). 

 Обычно счет денежных средств имеет дебетовое сальдо. Однако в случае перерасхода денежных средств (выписывается чек, а денежных средств на счете в банке недостаточно) этот счет может иметь и кредитовое сальдо. Такая ситуация называется банковский овердрафт [21, с.213]. 

 Как правило, в конце месяца проводится сверка сальдо счета денежных средств с выпиской банка. Такая сверка необходимо, поскольку остаток денежных средств по данным бухгалтерского учета предприятия отличается от остатка по банковской выписке. Это связано с тем, что некоторые операции, отраженные в бухгалтерском учете еще не нашли отражение в выписке банка и наоборот. 

 В системе международного бухгалтерского учета присутствует система ведения мелкой кассы. У предприятия обычно существую регулярные мелкие расходы, которые удобно оплачивать наличными деньгами: хозяйственные расходы, незначительные командировочные расходы. Для этих целей на предприятии держится небольшая сумма денежных средств, за которые отвечает определенный сотрудник. Устанавливается фиксированная величина мелкой кассы, которая периодически возмещается на ту сумму, которая была потрачена. Обычно счет «Касса» открывается выпиской чека на какую-либо сумму. Чек оплачивается, кассир получает деньги и хранит их в сейфе, что соответствует белорусским методам учета кассы. 

 Выдача денег из мелкой кассы оформляется ваучерами и в любой момент общая сумма оставшихся наличных денег, указанных в ваучерах, должна соответствовать фиксированной величине мелкой кассы. Ваучер – это аналог нашего расходного кассового ордера, который подписывается получателем денег. Для определения того, какие счета необходимо дебетовать, ваучеры сортируются в зависимости от цели платежа. После отражения всех операций в бухгалтерском учете ваучеры проштамповываются. В конце бухгалтерского периода счет «Касса» должен быть полностью восстановлен. Размер мелкой кассы может постоянно корректироваться в процессе деятельности компании. Ведение мелкой кассы широко применяется в США и Великобритании. 

 Также при размене денег или непосредственно при расчетах, в том числе и с подотчетными лицами, могут происходить ошибки и недостачи. Во всех случаях сумма расхождения должна быть отражена, то есть, дебетована или кредитована, на счет «Недостача и излишек наличности». Этот счет является активно-пассивным, что наблюдается в иностранном учете весьма редко. 

 В зарубежном учете, также как и в белорусском, существуют специальные процедуры, журналы и бланки для обеспечения контроля за выплатами наличности. К специальным журналам относятся журнал учета ваучеров и журнал учета чеков. Когда компания использует систему ваучеров, то она отражает каждую выплату наличности в ваучере и регистрирует ваучер в журнале учета ваучеров. Счет-фактура или другой соответствующий документ является основанием для составления ваучера. Система ваучеров базируется на том, что каждый чек выписывается только на основании ваучера. Это удобно для учета и является дополнительным контролем. При этом применяются учетные журналы [10, с.156]. 

 В конце месяца общий итог колонки «Задолженность по ваучерам» переносится в контрольный счет Главной книги счетов «Задолженность по ваучерам». 

 Также как и денежные средства, участвующие в расчетных операциях, так и дебиторская задолженность имеет непосредственное отношение к расчетам. Поскольку момент признания выручки не совпадает с моментом поступления денежных средств, международные стандарты уделяют значительное внимание учету дебиторской задолженности. 

 Под дебиторской задолженностью понимаются обязательства различных контрагентов перед предприятием. Дебиторскую задолженность предприятия обычно разделяют на торговую и неторговую. Авансы, выданные подотчетным лицам предприятия на командировочные расходы, хозяйственно-операционные и представительские расходы, относятся непосредственно к неторговой дебиторской задолженности [2, с.8]. 

При оценке вероятности получения экономической выгоды в будущем компания должна оценить степень неопределенности в отношении получения этой выгоды. Дебиторская задолженность, которая не оплачена в срок и по которой предприятие предположительно не получит заемные средства, называется сомнительной или безнадежной. 

 В соответствии с МСФО при допущении, что дебиторскую задолженность не возможно будет взыскать, создается резерв на ее покрытие. 

Таким образом, установление долгосрочных отношений с зарубежными партнерами, привлечение иностранных инвестиций и выход на международные рынки капитала требуют формирование финансовой отчетности по международным стандартам. Не смотря на то, что Беларусь проделала уже немало шагов по сближению с МСФО, некоторые аспекты все еще требуют доработки. С 2014 года будет введен новый закон «О бухгалтерском учете и отчетности», в котором будут даны определения и закреплены новые понятия не только  для бухгалтерского учета, но и в целом для экономики Беларуси.

 

ГЛАВА 2 ИССЛЕДОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 

 

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

 

Осуществляемые организациями Республики Беларусь расчеты с подотчетными лицами можно разделить на две основные группы:

- выдача денежных средств на командировочные расходы;

- выдача денежных средств на хозяйственные расходы [4, с.401].

Расчеты с подотчетными лицами в большинстве своем производятся наличными денежными средствами и являются составной частью кассовых операций. Кассовыми операциями являются операции юридических лиц между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег. 

Кассир – это работник предприятия, с которым заключен письменный договор о полной материальной ответственности [8, с.19]. 

Выдача наличных денег из касс организаций АПК производится по:

расходному кассовому ордеру формы КО-2;

платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя [15, с.54].

На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

Выдача наличных денег работникам, не состоящим в штате организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости.

Деньги можно выдавать лицам, имеющим доверенность, оформленную в установленном законодательством порядке (при предъявлении ими документов). Если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости, а если она выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, то ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится у юридического лица [23, с.13].

Заполненные и подписанные главным бухгалтером (или лицом, им уполномоченным) кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 (открывается отдельно на приходные и расходные ордера) или форме 1-а (открывается один на приходные и расходные кассовые ордера). Форму ведения журнала субъект хозяйствования выбирает самостоятельно.

Кассовые операции в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» ведутся в кассовой книге (Приложение Г). Кассовую книгу можно вести с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При данном способе ведения кассовой книги в конце рабочего дня должны выводиться выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Кассир обязан проверить правильность их составления и подписать. Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы. Книгу следует в конце года прошнуровать и опечатать печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации [22, с.25].

Выдача наличных денег из кассы  ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» подотчетным лицам производится кассиром организации по расходному кассовому ордеру формы КО-2. 

С 1 июля 2011 г. не требуется устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе и подавать в банк соответствующую заявку. Субъекты хозяйствования самостоятельно отвечают за порядок ведения кассовых операций, в т.ч. и за целевое использование денежных средств. 

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» направление работников в служебную командировку оформляется распоряжением нанимателя (Приложение Д) с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (Приложение Е). Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение данного журнала [30, с.31].

В нормативных актах, регулирующих командирование работников, не предусмотрено, что наниматель должен устанавливать работнику задание по командировке. Однако согласно Трудовому кодексу работник должен по распоряжению нанимателя выполнить служебное задание [28, с.359]. Для более четкого выполнения поставленной цели руководителю целесообразно установить командированному работнику задание по командировке. Типовой формы задания в Республике Беларусь не предусмотрено, поэтому организация может самостоятельно разработать форму данного задания, опираясь на основные требования законодательства.

В задании по командировке должны быть указаны цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) – предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

Таким образом, установление задания командированному работнику в пределах Республики Беларусь носит рекомендательный характер, а если работник командирован за пределы Республики Беларусь, то обязательный [1, с.16].

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы [3, с.86].

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (Таблица 2.1) [17, с.1]:

Таблица 2.1 – Нормы командировочных расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь

Дата начала действияСуточныеСуточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительстваПо найму жилого помещения без представления подтверждающих документов

24.08.2013 г.60 000 рублей за каждый день командировки;30 000 рублей20 000 рублей в сутки

02.11.2011 г.44 000 рублей за каждый день командировки;22 000 рублей13 000 рублей в сутки

02.11.2011 г.44 000 рублей за каждый день командировки;22 000 рублей13 000 рублей в сутки

23.02.2011 г.22 000 рублей за каждый день командировки;11 000 рублей6 500 рублей в сутки

 

      Примечание - Источник: [14, с.19]

 

Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги [18, с.8]. 

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

После сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет сданный авансовый отчет. Если окажется, что сумма израсходованных денежных средств превышает сумму полученного аванса, то предприятие возмещает ее работнику. Если же сумма израсходо¬ванных денежных средств меньше полученного аванса, то работник возме¬щает ее в кассу предприятия.

Бухгалтер, принимающий авансовые отчеты, в первую очередь проверяет отметки о прибытии и выбытии командированного работника в пун¬кты назначения. Авансовые отчеты, в которых отсутствуют отметки о при¬бытии и выбытии из пунктов назначения, бухгалтером не принимаются. Данные авансовые отчеты оформляются конкретными работниками надлежащим образом, а затем сдаются в бухгалтерию [24, с.135].

ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» выдает наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем организации, включая день выдачи наличных денег под отчет:

не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;

не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения организации;

до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги. Отчет составляется на основании документов, подтверждающих расходы.

За суммы полученных денежных средств на хозяйственные нужды ответственные работники отчитываются так же, как за суммы, полученные на командировочные цели [26, с.218].

При приеме авансовых отчетов за израсходованные денежные сред¬ства по покупке ценностей на хозяйственные цели бухгалтер в первую оче¬редь просматривает приложенные товарные чеки по приобретенным цен¬ностям. Не допускается прием авансовых отчетов, к которым приложены товарные чеки, где не расписаны купленные хозяйственные товары [29, с.490].

Таким образом, каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом [19, с.9]. Осуществление расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» осуществляется в соответствии с законодательством. Основной задачей бухгалтерии по учету расчетов с подотчетными лицами является проверка правильности оформления авансовых отчетов, своевременность отчета за полученные денежные средства и наличие подтверждающих документов.

 

 

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен активный счет 50 «Касса» [7, с.87]. 

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» к данному счету открываются следующие субсчета:

50.1 – касса организации;

50.11 – касса ТК «Баракафф»;

50.2 – валютная касса;

50.3 – денежные документы.

В бухгалтерском учете выдача денежных средств в белорусских рублях  из кассы отражается по кредиту счета 50 «Касса».

Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», на котором обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов в зависимости от характера произведенных расходов [9, с.399].

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открыты следующие субсчета:

        71.1 – расчеты с подотчетными лицами по командировочным и прочим расходам;

        71.2 – расчеты с подотчетными лицами по заготовке сельскохозяйственного сырья.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет [12, с.403].

В течение месяца в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» отражены следующие операции (Таблица 2.2):

 

Таблица 2.2 – Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» за апрель 2013 г.:

 

Содержание хозяйственных операцийКорреспонденция счетовСумма, руб.Источник информации

ДебетКредит

Отражены суммы, израсходованные подотчетными лицами на приобретение материалов10.171.11346000Журнал-ордер № 7, Главная книга

Отражены суммы, израсходованные подотчетными лицами на приобретение комплектующих10.271.1570760Журнал-ордер № 7, Главная книга

Отражены суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям и услугам                              18.671.128440Журнал-ордер № 7, Главная книга

Отражены подотчетные суммы, выданные работникам вспомогательных производств23.571.1180100Журнал-ордер № 7, Главная книга

 

 

 

Продолжение таблицы 2.2

 

Отражены суммы, израсходованные  подотчетными лицами  в составе общепроизводственных затрат25.171.1210000Журнал-ордер № 7, Главная книга

Отражены суммы, израсходованные  подотчетными лицами  в составе общехозяйственных затрат26.171.12041000Журнал-ордер № 7, Главная книга

Отражены суммы, израсходованные подотчетными лицами, в составе расходов на реализацию        44.171.13580900Журнал-ордер № 7, Главная книга

Неизрасходованные подотчетные суммы возвращены в кассу50.171.1273000Журнал-ордер № 7, Главная книга

Отражены подотчетные суммы, израсходованные на оплату прочих расходов91.471.157022Журнал-ордер № 7, Главная книга

«Сторно» неправильно отраженных израсходованных подотчетных сумм71.110.248922Журнал-ордер № 7, Главная книга

Отражена выдача работникам под отчет сумм из кассы71.150.16133300Журнал-ордер № 7, Главная книга

 

Примечание - Источник: собственная разработка 

 

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [13, с.650].

В конце месяца в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» распечатывается оборотная ведомость, в которой можно видеть расчеты за месяц по каждому подотчетному лицу (Приложение Ж).

Аванс командированному работнику может быть выдан:

●наличными денежными средствами из кассы организации;

●путем перечисления на корпоративную пластиковую карточку.

Для целей бухгалтерского учета затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость продукции, работ, услуг [25, с.456].

При определении облагаемой налогом прибыли не учитываются расходы на командировки, произведенные сверх норм, установленных в законодательном порядке.

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере 7 АПК (Приложение З). Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме в журнале ордере 7 АПК отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены по этой же строке [27, с.210]. 

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7-АПК являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.  К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода [25, с.480].

В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется сальдо на конец месяца. Затем подсчитываются итоги (обороты) по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данные журнала-ордера № 7-АПК сверяются с показателями других регистров. Кредитовые обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сверяют с дебетом счетов 07, 10 – с данными ведомостей № 46-АПК, счетов 25 и 26 – с производственными отчетами № 18 Г, № 18 Ж, счета 50 – с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК, счета 70 – с данными ведомости № 59-АПК и т.д. Дебетовые обороты по счету 71 сверяют: с кредитом счета 50 – с данными журнала-ордера № 1-АПК, счета 51 – журнала-ордера № 2-АПК, счета 90 – журнала-ордера № 11-АПК. После сверки данных кредитовый оборот в целом по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу (Приложение И). 

 

ГЛАВА 3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 

 

Расчетные операции с подотчетными лицами осуществляются в большинстве организаций Республики Беларусь. Это связано с тем, что не всегда у организаций есть возможность сразу же оплатить товар в безналичном порядке, а также с необходимостью направления работников в командировки.

Осуществление и учет расчетов с подотчетными лицами является составляющей кассовой дисциплины и регулируется законодательством по осуществлению кассовых операций на территории Республики Беларусь.

Административная ответственность при нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях. В частности, за несоблюдение срока возврата неиспользованных наличных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные или другие предстоящие расходы, предусмотрена ответственность в виде наложения административного штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин. Поэтому любая организация заинтересована в том, чтобы максимально правильно отражать вышеуказанные операции.

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» расчеты с подотчетными лицами осуществляются достаточно в большом количестве. Это связано с необходимостью закупки сельскохозяйственного сырья у населения и, как следствие, частыми командировками работников. Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В качестве меры совершенствования данного участка на предприятии можно предложить разработать и создать единый локальный нормативный правовой акт, который бы регламентировал порядок выдачи средств под отчет (Приложение К). 

В настоящий момент в законодательстве отсутствует четкое требование, в соответствии с которым было бы необходимо составлять отдельный документ, регулирующий расчеты с подотчетными лицами. Тем не менее, многие организации приходят к выводу о необходимости такого документа.

Цель утверждения этого локального нормативного правового акта – упорядочение расчетов с подотчетными лицами в рамках требований к наличному и безналичному денежному обращению.

Безусловно, каждая организация исходя из сферы своей деятельности самостоятельно решает, что включить в правила расчетов с подотчетными лицами. Однако существует ряд основных разделов локального нормативного правового акта по работе с подотчетными лицами: виды расходов, осуществляемых с применением расчетов через подотчетных лиц; перечень работников, которым выдается аванс на расходы; срок, на который выдаются подотчетные суммы, и т.д. 

Введение такого документа в ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» помогло бы систематизировать операции с подотчетными лицами, а также в дальнейшем упростить работу бухгалтерской службы, так как все основные моменты были бы предусмотрены и утверждены в организации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. 

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

К документам, подтверждающим факт приобретения, пос¬тупления, изготовления, выполнения продукции, товаров, ра¬бот, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приход¬ному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним ко¬пии товарного чека, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расход¬ные документы, утвержденные уполномоченными государ¬ственными органами. Выдача наличных денег под отчет про-изводится при условии полного отчета по ранее выданным сум¬мам. Передача наличных денег, выданных под отчет, одному лицу другим запрещается.

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

В ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» учет расчетов с подотчетными лицами организован следующим образом: выдача аванса подотчетному лицу оформляется расходным кассовым ордером. После израсходования сумм, выданных под отчет, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. Бухгалтер проверяет правильность его заполнения и проставляет корреспонденции счетов. Затем данные заносятся в программу. В конце месяца распечатывается оборотно-сальдовая ведомость, в которой можно отследить операции по каждому подотчетному лицу.

После сверки сальдо по каждому подотчетному лицу бухгалтер распечатывает журнал-ордер № 7 и Главную книгу.

В ходе написания курсовой работы в качестве меры совершенствования данного участка на ОАО «Барановичский комбинат пищевых продуктов» было предложено разработать и внедрить на предприятии единый локальный нормативный правовой акт, который бы регламентировал осуществление расчетов с подотчетными лицами на предприятии и регулировал возникающие в ходе работы неточности. 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1 Алексеева, В. Ф. Порядок оформления командировок за границу / В. Ф. Алексеева // Бухгалтер.by. – 2012. – № 12. С.16-21.

2 Алексеева, В. Ф. Расчеты с работниками по подотчетным суммам / В. Ф. Алексеева // Бухгалтер.by. – 2012. – № 10. С.5-8.

3 Балдинова, А.И. Бухгалтерский учет: учеб.-метод. комплексы / A. И. Балдинова. – Минск: Издательство МИУ, 2006. – 190 с.  

4 Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебник / А. П. Михалкевич [и др.]; под общ. ред. А. П. Михалкевича. – 3-е изд. – Минск: БГЭУ, 2004. – 612 с.

5 Бухгалтерский учет / Н. И. Ладутько [и др.]; под общ. ред. Н. И. Ладутько. – 5-е изд. – Минск: ФУАинформ, 2005. – 742 с.

6 Инструкция по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»: утв. Мин. Фин. Респ. Беларусь 17.04.02: текст по состоянию на 1 янв. 2012 г. – Минск: Дикта, 2012. – 12 с.

7 Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: утв. Мин. Фин. Респ. Беларусь 29.06.11: текст по состоянию на 1 янв. 2013 г. – Минск: Дикта, 2013. – 208 с.

8 Кинцак, И. М. Командировка в пределах Республики Беларусь: документальное оформление и учет / И. М. Кинцак // Заработная плата. – 2010. – № 5. С.19-23.

9 Клипперт, Е.Н. Бухгалтерский учет в сельскохозяйственных организациях: курс лекций / Е. Н. Клипперт, А. С. Чечеткин. – Минск: Амалфея, 2009. – 566 с.

10 Корнеева, Л. Н. Бухгалтерская отчетность: учебн. пособие / Л. Н. Корнеева. – Минск: ИВЦ Минфина, 2008. – 376 с.

11  Ладутько, Н.И. Бухгалтерский учет / Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 4е изд. – Минск: ООО «ФУАинформ», 2004. – 732 с.

12 Ладутько, Н.И. Теория. Документы. Корреспонденция счетов. Регистры. Отчетность : практ. пособие / Н. И. Ладутько [и др.], 6-е изд. – Минск: ООО «ФУАинформ», 2007. – 808 с.

13 Левкович, О.А. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / О. А. Левкович, И. Н. Бурцева; под ред. О. А. Левкович. – 5-е изд. – Минск: Амалфея, 2007. – 800 с.

14 Махота, Е. Н. Новый порядок возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь / Е. Н. Махота // Бухгалтер.by. – 2013. – № 6. С.19-28.

15 Нетеса, Л. И. Бухгалтерский учет и аудит / Л. И. Нетеса. – Минск: ТетраСистемс, 2009. – 224 с.

16 Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь: пост. Правления НБ РБ от 29 марта 2011 № 107 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2013.

17 Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: пост. Министерства Финансов Респ. Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2013.

18 Об утверждении инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу: постановление Министерства труда и социальной защиты Респ. Беларусь от 30 июля 2010 г. N 115 // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2013.

19 О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Респ. Беларусь от 18 окт. 1994 г. № 3321-XII: с изм. и доп.: текст по состоянию на 1 янв. 2013 г. – Минск: Дикта, 2013. – 60 с. 

20 Папковская,  П.Я. Теория бухгалтерского учета: учеб. – Минск: ООО «Информпресс», 2005. – 236 с.

21 Пономаренко, П. Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит – Минск: Вышэйшая школа, 2010. – 558 с.

22 Савина, О. Ю. Порядок ведения кассовых операций / О. Ю. Савина // Бухгалтер.by. – 2013. – № 1. С.25-28.

23 Самосейко, В. Э. Оформление выдачи и использования подотчетных сумм / В. Э. Самосейко // Заработная плата. – 2012. – № 11. С.13-16.

24 Стефанова, С. Н. АПК: бухгалтерский учет на сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятиях / С. Н. Стефанова. – Феникс, 2008. – 219 с.

25 Стешиц, Л. И. Бухгалтерский учет в АПК: учеб. / Л.И. Стешиц. – Минск: ИВЦ Минфина, 2008. – 528 с.

26 Стражева, Н.С.  Бухгалтерский учет: учеб.-методическое пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев; под ред. Н. С. Стражевой. – 10-е изд. – Минск: Книжный Дом, 2004. – 432 с.

27 Сушкевич, А. Н. Бухгалтерский учет / А. Н. Сушкевич, В. Н. Сушкевич, Е. Н. Шибеко; под ред. А. Н. Сушкевич  – 2-е изд. – Минск: ред. журн. «Пром-торг. право», 2007. – 332 с.

28 Трудовой кодекс Республики Беларусь: принят Палатой представителей 8 июня 1999 г.: одобр. Советом Респ. 30 июня 1999 г.: текст Кодекса по состоянию на 1 янв. 2013 г. – Минск: Амалфея, 2013. – 896 с.

29 Чечеткин, А.С. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебн. для студентов высших учеб. заведений по неэкономическим  специальностям / А.С. Чечеткин. – Минск: ИВЦ Минфина, 2008. – 608 с.

30 Юреня, Л. А. Порядок направления в служебную командировку в пределах Республики Беларусь / Л. А. Юреня // Бухучет. – 2009. – № 13. С.29-35.



Обсудить на форуме

Комментарии к статье:

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем
Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

Регистрация

Реклама

Последние комментарии