БарГУ.by » Учебные материалы » Лекции » Делопроизводство » Понятие документооборота

Понятие документооборота

Понятие документооборота

1)Организация документооборота
2)Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов
3) Принципы документооборота

 

Вы не можете скачивать файлы с нашего сервера

(1)
Работа с документами включает в себя полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения. 
Документооборот – движение документа по организации, начиная с их создания или получения, до завершения или отправления.
Документооборот должен отвечать след требованиями:
1. Оперативность и целесообразность
2. Исключение лишних стадий, соблюдение единой схемы движения.
3. Использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки.
4. Доступность оперативного контроля исполнения

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1. Теми людьми, которые анализируют и производят информацию, или принимают решения. 
2. Пунктами технической обработки: канцелярия, секретарь руководителя.

Качественные параметры документооборота:
1. Характеристика документов в зависимости от используемой системы информационного обеспечения. 
2. Разделение документооборота на входящие и исходящие и внутренние документопотоки. 
3. Стадии документооборота

К количественные параметры:
1. Показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количественными исходящими и внутренний документами за определенный период времени. 
2. Удельный вес каждой группы документов. 

(2)
Документопоток входящих документов включает в себя все те документы адресованные руководителю организации или ее заместителю. Документопоток внутренних документов, документы передаваемые из одного подразделения в другое. Исходящие – инф направляемая во внешний мир. 
Работа с входящими документами имеет след этапы:
1.первичная обработка 
2.предварительное рассмотрение
3.регистрация
4.рассмотрение руководителем
5.направление на рассмотрение
6.контроль исполнения
7.исполнение документов
8.подшивка документов в дело

Документы выдаются к исполнению, когда на них наложена резолюция, которая определяет ответственное лицо за исполнение документа под расписку в журнале регистрации документа с проставлением…
 
Работа с исходящими м внутренними документами

Исходящие документы проходят след этапы:
1. Составление проекта исходящего документа
2. Согласование проекта документа
3. Проверка правильности оформления документа
4. Подписание руководителем
5. Регистрация документа
6. Постановка индекса или номера документа
7. Проверка правильности адресования
8. Подшивка 2ого экземпляра в дело.


В ходе подготовки проект документа проходит ряд прохождений от одной инстанции до другой. Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документами совершалось минимум операций, обусловленных деловой необходимостью.  
 

(3)
Принципы:
1. Прямая точность (перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений) 
2. Непрерывность (непрерывная подача документов на тот уровень где по ним принимаются решения) 
3. Ритмичность (равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлем ритму движения)
4. Параллельность (выполнение отдельных операций по обработки документов в процессе его движения. Основное значение – сокращение времени на прохождение документа)
5. Пропорциональность (пропорциональная, равномерная загрузка каналов движения документов)
Выполнение всех принципов обеспечивает оптимизацию документооборота.



Обсудить на форуме

Комментарии к статье:

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем
Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

Регистрация

Реклама

Последние комментарии