БарГУ.by » Учебные материалы » Лекции » Делопроизводство » Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы

1)Справочн-инф документы. Разновидности переписки
2)
3)

 

Вы не можете скачивать файлы с нашего сервера

(1) Справочно-инф документация – документация, которая выдает информацию, или с помощью которой осуществляется информационный обмен.
Состав справочно-инф документов:
1. Различного рода записки (докладные, объяснительная, служебная,)
2. Предложения
3. Представления
4. Все разновидности переписки
5. Протокол
6. Акт
7. Справка
8. Заключение
9. Отзыв
10. Сводка
11. Список
12. Перечень

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, используемых в качестве обмена между организациями (служебное письмо, теликс, телефонограмма, электронное сообщение). 
Виды деловой переписки и их назначение определяются способом передачи деловой информации, которые можно разделить на 2 вида: почтовая и электронная связь. Переписка может иметь нормативный хар-ер, личностный и типовые заявки. Содержанием переписка может быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, гарантия, приглашение и другие. 
К справоно-инф док могут относиться протокол, акт, которые не всегда являются чисто юридическими документами.

(2)Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий выводы и предложения составителя. Записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившихся ситуаций, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешние оформляются на бланке письма, а внутренняя записка может на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, даты и номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Объяснительная записка – документ, объясняющий какое либо действие, факта, случая, происшествия, составленный работником организации и представляющий высшему должностному лицу. Текст состоит из 2 частей: 1)содержит факты, послужившие поводом к ее написанию 2) причины, объясняющие сложившиеся ситуацию. Записку подписывает составитель, датой явл дата составления и подписания.
Служебная записка – аналог должностной записки, но направлена одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных, возникшим проблемам внутри организации. 
Протокол – документ, фиксирующий ход чего либо и принятия решения по какому-либо вопросу, также протокол бывает заседаний собраний, который фиксирует ход решений вопросов. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Основная часть состоит из разделов и строиться по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Вводная часть – указываются ФИО председателя и секретаря (если протокол заседания), затем отмечаются персонально в алфавитном порядке ФИО присутствующих. Если их более 10 – указывают их кол-во, а список прилагается. Заканчивается повесткой дня. Из протокола может вытекать самостоятельный документ – выписка из протокола. Проводиться дословная запись части протокола. Протоколы бывают полной и краткой формы. Полной формы – отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения. Краткой формы – когда тексты докладов или выступлений прилагаются, а в самом протоколе только название вопроса. Протокол сокращенной формы кратко излагает суть основных докладов и выступлений.  
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Текст акта состоит из двух частей: вводная, основная. В водной части указывается основание его составления (документ с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы. Содержание акта может быть распределено на пункты. В конце акта указывается кол-во экземпляров. Кол-во определяется количеством заинтересованных в нем лиц. Акт подписывает председатель и члены комиссии, причем указывают их временные обязанности.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Содержание может отражают сведенья биографического или служебного характера. Справки отражающие основную деятельность организации могут быть внешними и внутренними. Текст состоит из двух частей: 1) излагаются факты, послужившие основание или поводом для ее составления 2) приводятся конкретные сведенья, отражающие существо вопроса. Справки финансового характера подписывает руководитель орг, бухгалтер и заверяется печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, а внешние – руководитель предприятия. 
Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику при решении целого ряда вопросов. В характеристике приводиться отзыв о служебной деятельности, оценка моральных и иных качеств. Текст: 1) анкетные данные: ФИО, должность, учетную степень, звание, год рождения, образование. Может излагаться столбиком через один межстрочный интервал. 2) данные о трудовой деятельности, специальность, продолжительность работы, сведенья о продвежениях по службе, уровень проф мастерства и т.п. 3) собственная характеристика – оценка морально-политических качеств, отношение к работе, повышение проф и полит уровня, участие в общественной жизни, поведение в быту, отношение к работе. 4) вывод, в котором указывают назначение характеристики. Текст характеристики излагается только от 3его лица. Подписывают два должностных лица и заверяют печатью.
Доверенность – документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими товарно-материальных ценностей, или на совершение каких-либо действий. Должна обязательная содержать сведенья из документа, подтверждающее личность (паспорт). Заверяется гербовой печатью.  
Телеграмма – документальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов, местоимений, без переносов. Знаки препинания пишутся словами. 
Телефонограмма – явл официальным сообщением, переданным по телефону и используется для передачи, приема и записи оперативной информации.
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации или комиссии по какому-либо вопросу. Текст: 1) кратко изложена существо вопроса 2) излагаются конкретные замечания по существу вопроса, выводы и предложения.

Письма: инструктивные, которые исходят из гос или местных органов власти и содержат рекомендации и указания, разъяснения. Информационные – содержат сообщения, вопросы, напоминания. Коммерческие – обращения покупателя к продавцу с просьбой дать какую-либо информацию о услугах. Рекламационные – требующие возмещение убытков, нанесенных из-за несоблюдения контракта другой стороной. Кредитные – при заключении контрактов. Письма-запросы – просьбы разъяснить какой –либо факт или действия и побуждают дать ответное письмо. Сопроводительные – вкл пояснения, высылаемые основному документу.

 

Еще недавно найти нужный телефон было настоящей проблемой. Но сейчас в эпоху активного развития интернет-пространства такая задача как поиск нужного номера решается одним щелчком. Всего за несколько секунд можно скачать все телефоны компаний Екатеринбурга и больше не утруждать себя долгими и нервными поисками этих нескольких цифр.



Обсудить на форуме

Комментарии к статье:

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем
Информация
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

Регистрация

Реклама

Последние комментарии