ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БУХГАЛТЕРИИ. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ И ОТЧЕТНОСТИ

 

[attachment=1226]

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, позволяющие использовать содержащуюся в них информацию наиболее эффективно при принятии решений. Порядок движения документов устанавливается специальным графиком, называемым документооборотом.
Документооборот – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на предприятии и утверждаемой приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров, самих работников бухгалтерии), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности.
После сдачи годового отчета все документы, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела – папки. При этом в дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании вложений в дело необходимо соблюдать следующие требования:
1. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в разные папки.
2. Подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных; в дело включают не более одного экземпляра каждого документа.
3. В дело группируются документы одного периода, месяца, квартала, года, кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года).
4. При наличии в деле документов за несколько месяцев их помесячно разделяют листами бумаги с указанием месяца.
5. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
6. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
7. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности:
7.1. Отчет или пояснительная записка;
7.2. Баланс с приложениями.
8. Лицевые счета сотрудников по оплате труда группируют в отдельное дело и располагают в хронологическом порядке по годам.
9. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологическом порядке: документ – ответ помещается за запросом.
Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.
Четкая и научно обоснованная классификация документов в делопроизводстве позволяет правильно группировать документы в дела, что облегчает их поиск. Для этого в организации разрабатываются схемы группировки документов в первичные комплексы (дела) по наиболее существенным признакам сходства или различия документов.
Такие классификационные справочники в практике делопроизводства получили название «номенклатуры дел».
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел, раскрывая содержание и характер деятельности организации, ее структурных подразделений, обеспечивает порядок формирования и учета дел в делопроизводстве и в архиве организации.
Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов государственной архивной службы, а также вышестоящего органа.
Номенклатура дел организации составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.
Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ) — канцелярию, секретариат и др. Если в связи с небольшим объемом документооборота служба ДОУ в организации не создана, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на специально назначенного работника (группу работников), выполняющего функции этой службы.
Существуют определенные требования к оформлению номенклатуры дел организации.
Форма номенклатуры дел включает пять граф:
1) индекс дела;
2) заголовок дела;
3) количество дел;
4) срок хранения дела и номер статьи по перечню;
5) примечание.
Индекс дела обозначается арабскими цифрами и состоит, как правило, из двух элементов: номера раздела номенклатуры дел (номера структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах раздела (структурного подразделения). Цифры индекса разделяются дефисом.
В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые заголовки.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия, четким и конкретным.
Количество дел. Данная графа заполняется в конце календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), сформированных в течение года.
Срок хранения дела и номер статьи по перечню. В этой графе проставляется срок хранения дела в соответствии с перечнем.
В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (с изменениями и дополнениями от 31 августа 2007 г. № 58);
перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82.
Примечание служит для различных отметок: о передаче дела, утрате, включении дела в акт на уничтожение и т.п.
Рассмотрим пример составления номенклатуры дел бухгалтерии.
Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел бухгалтерии на первое место вынесены дела с нормативными правовыми актами Республики Беларусь (06-01 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности») и распорядительными документами (06-02 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» и 06-03 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»). Таким образом, на первое место вынесено дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными. В данном примере к заголовкам дел добавлено слово «Копии». Это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в бухгалтерии. В этом случае указание на то, что в деле находятся копии документов, в заголовке будет отсутствовать.
Следует обратить внимание, что в одно дело (06-03) в бухгалтерии формируются копии приказов по личному составу как 75-, так и 3-летнего срока хранения. Такое допустимо только в отношении копий документов, так как срок хранения всех дел с копиями приказов одинаков (3 года). Подлинники приказов по личному составу разных сроков хранения должны формироваться в разные дела.
За распорядительными документами следуют дела с организационными документами (06-04 «Положение об отделе. Копия»; 06-05 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»; 06-06 «Штатные расписания предприятия»), планами и отчетами (06-07 «Финансовый план предприятия»; 06-08 «План кредитования предприятия и документы к нему (заключения, расчеты, справки и др.)»; 06-09 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности и объяснительная записка к нему»; 06-10 «Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»; 06-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»).
Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 06-23 по 06-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 06-27 по 06-29), при этом в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 06-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). Соответствующие дела группируются по блокам с учетом значимости и сроков хранения.
В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (06-34 «Журнал регистрации доверенностей», 06-35 «Журнал регистрации платежных поручений»).
В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней (вышеуказанные Перечень 2001 и Перечень 2006), а также других нормативных правовых актов.
В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне 2006 г. — пунктами. В приведенном ниже примере (приложении) номенклатуры дел бухгалтерии в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки соответственно на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.
Под номерами 06-37 и 06-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии.
Номенклатура дел бухгалтерии подписывается начальником этого структурного подразделения (главным бухгалтером), визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.
На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений.
После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в том числе и бухгалтерия), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся пять лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений.
При хранении бухгалтерских документов необходимо руководствоваться нормами Закона Республики Беларусь от 06.10.1993 № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями от 28 декабря 2009 г. № 93-З).
План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.
Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Maxvel

Поделиться
Отправить
Класснуть
Вотсапнуть
Запинить

Leave a Reply

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector